Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv. § 25

Ved transaktionsspor forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte regnskabsmæssige registreringer og institutionens årsregnskab, perioderegnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Endvidere skal tallene heri kunne opløses i de enkeltregistreringer, som de er sammensat af.

Stk 2. Ved kontrolspor forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed.

Stk 3. Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag.

Stk 4. Ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, uanset om dokumentationen findes på et elektronisk medie, papir eller andet medie. Et bilag kan bestå af flere dokumenter, herunder anden dokumentation. Ved eksterne bilag forstås dokumentation, der hidrører fra andre end institutionen. Øvrige bilag anses som interne. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette benyttes.

Stk 5. Registreringerne skal så vidt muligt foretages i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i. Registreringerne skal henvise til de tilhørende bilag og indeholde oplysninger, der gør det muligt at bestemme den enkelte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen.

Stk 6. Bilag skal som grundlag for registreringen være godkendt af hertil bemyndigede personer.

Stk 7. Rettes regnskabsmateriale, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.

Stk 8. Den regnskabsmæssige registrering skal så vidt muligt foregå automatisk på baggrund af elektronisk overførte data. Registreres på baggrund af elektronisk overførte data, skal den regnskabsførende institution dokumentere den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering.

Stk 9. Registreringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

Stk 10. Registrering skal ske i overensstemmelse med bevillingslovene og foretages i henhold til Statens Kontoplan (koncernkontoplanen).

Stk 11. Institutioner, der ikke anvender de systemer, som Økonomistyrelsen stiller til rådighed, jf. § 11

, kan registrere i henhold til en kontoplan (institutionskontoplan), som entydigt refererer til - og lokalt kan omsættes til - Statens Kontoplan.